Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden Waai Serious Games

Laatst bijgewerkt: september 2026. Deze voorwaarden gelden voor alles wat we leveren: spellen die je zelf speelt, begeleide spelsessies en trajecten met een spelleider, en spellen die we op maat maken. We houden ze zo kort en gewoon mogelijk, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent.

Artikel 1. Wie we zijn en voor wie deze voorwaarden gelden

Waai Serious Games is een handelsnaam van Waai Innovation Partners VoF, gevestigd aan Van der Oudermeulenlaan 1, 2243 CR Wassenaar. Kamer van Koophandel 72813741, btw-nummer NL859245974B01. Je bereikt ons via info@waai.nl en +31 70 204 2555. In deze voorwaarden noemen we onszelf "Waai" en noemen we jou of jouw organisatie de opdrachtgever.

We werken alleen voor zakelijke opdrachtgevers: bedrijven, overheden en instellingen. We leveren niet aan consumenten, dus de wettelijke regels voor consumentenkoop gelden hier niet.

Artikel 2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor elke offerte, bestelling, aanvraag en overeenkomst tussen Waai en de opdrachtgever, en voor alles wat daaruit voortvloeit. Eigen inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever gelden niet, tenzij we dat samen schriftelijk afspreken. Afwijken van deze voorwaarden kan alleen schriftelijk; een afwijking geldt dan alleen voor die ene afspraak.

Artikel 3. Aanbod en totstandkoming van de overeenkomst

Wat op deze site staat is een uitnodiging om contact op te nemen, geen bindend aanbod. De prijzen op de site en in de bestel- en aanvraagmodules zijn een indicatie: ze laten zien wat een spel of sessie ongeveer kost.

Een bestelling of aanvraag die je via de site verstuurt is dus een verzoek, niet meteen een overeenkomst. Je legt er niets mee vast en je betaalt er niets mee. De overeenkomst ontstaat pas op het moment dat Waai je bestelling schriftelijk bevestigt, of dat jij een offerte van Waai schriftelijk accepteert. Een offerte is 30 dagen geldig, tenzij er iets anders in staat. Kennelijke vergissingen en schrijffouten binden Waai niet.

Artikel 4. Prijzen

Alle bedragen zijn in euro's en exclusief 21% btw. Wat in de prijs zit, hangt af van wat je afneemt:

• Begeleide sessie: afstemming van de leerdoelen vooraf (online intake van een uur), spelmateriaal, spelleider of spelleiders, de nabespreking in de sessie en een digitale samenvatting van de uitkomsten. Reiskosten zijn inbegrepen. Locatie en catering zijn dat niet: die regelt en betaalt de opdrachtgever.
• De sessieprijs bestaat uit een basisprijs tot en met een basisaantal spelers, plus een bedrag per extra tafel van zes spelers. Bij een traject van drie sessies geldt 10% korting op de sessieprijs.
• Spel om zelf te spelen: het complete spelpakket met spelregels, verzending binnen Nederland inbegrepen. Bij een slim aangepast spel horen daar een online intake van 45 minuten, jullie eigen termen en casuïstiek, één correctieronde en een aangepaste print bij.
• Opties zoals een eigen casus of nazorg staan apart op de offerte.

De overeengekomen prijs geldt voor de bevestigde opdracht. Voor nieuwe opdrachten mag Waai haar prijzen aanpassen. Worden het op de dag zelf meer deelnemers dan afgesproken, dan rekenen we de extra tafels achteraf na tegen het tarief uit de offerte.

Artikel 5. Facturering en betaling

Spellen factureren we bij levering. Een sessie factureren we na afloop; bij een traject factureren we per sessie. Heb je een inkoop- of verplichtingennummer nodig op de factuur, geef dat dan door vóór we factureren.

Betaling gebeurt binnen 30 dagen na de factuurdatum, zonder verrekening of opschorting. Betaal je niet op tijd, dan zijn de wettelijke handelsrente en de buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd zonder dat daar een aanmaning voor nodig is. Bij een achterstand mag Waai de uitvoering van lopende opdrachten opschorten tot er is betaald.

Artikel 6. Levering van spellen

We leveren binnen Nederland; verzending zit in de prijs. Leveren buiten Nederland kan, maar spreken we apart af. Een genoemde levertijd is een indicatie en geen fatale termijn: voor een slim aangepast spel houden we drie weken aan, gerekend vanaf jouw akkoord op de aangepaste versie. Loopt een levering uit, dan laten we dat weten en spreken we een nieuwe termijn af.

Het risico op beschadiging of verlies gaat over op het moment dat het spel bij de opdrachtgever wordt afgeleverd. Het geleverde blijft eigendom van Waai tot de factuur volledig is betaald. Controleer de zending bij ontvangst en meld schade of een ontbrekend onderdeel binnen acht dagen; dan zorgen wij voor een vervanging.

Artikel 7. Uitvoering van sessies

Waai bepaalt wie de sessie begeleidt en mag een spelleider vervangen door iemand met vergelijkbare ervaring. We voeren de opdracht zorgvuldig en naar beste kunnen uit. Dat is een inspanningsverplichting: we beloven een goed voorbereide en goed begeleide sessie, geen vooraf bepaalde uitkomst.

De opdrachtgever zorgt voor het volgende:

• een geschikte ruimte met voldoende tafels, licht en rust, en de eventuele catering
• de deelnemers, op de afgesproken dag en tijd
• de informatie die we bij de intake nodig hebben, en bij een eigen casus het materiaal waarop we die casus baseren

Een sessie plan je minimaal drie weken vooruit, of vier weken als je een eigen casus inbrengt, en maximaal zes maanden vooruit. Na je aanvraag nemen we binnen twee werkdagen contact op. De datum staat vast zodra Waai die schriftelijk bevestigt.

Artikel 8. Verzetten en annuleren van een sessie

Plannen lopen soms anders. Laat het ons zo snel mogelijk weten, per e-mail. Vanaf het moment dat de datum is bevestigd, gelden deze afspraken:

• Tot vier weken voor de sessie: kosteloos verzetten of annuleren.
• Tussen vier en twee weken voor de sessie: 50% van de sessieprijs.
• Binnen twee weken voor de sessie: 100% van de sessieprijs.
• Verzetten kan één keer kosteloos naar een nieuwe datum binnen zes maanden; daarna geldt de staffel hierboven.
• Kosten die Waai al heeft gemaakt voor een eigen casus brengen we altijd in rekening, ook bij een kosteloze annulering.

Kan Waai de sessie niet uitvoeren, bijvoorbeeld door ziekte van de spelleider, dan zoeken we een vervanger of spreken we samen een nieuwe datum af. Extra kosten zijn dan voor Waai; een verdere vergoeding is niet verschuldigd.

Artikel 9. Intellectueel eigendom en gebruiksrecht

De spellen, het spelmateriaal, de spelregels, de casussen, de formats en de verslagen van Waai zijn en blijven eigendom van Waai, ook als ze speciaal voor jouw organisatie zijn aangepast. De inhoud die de opdrachtgever zelf aanlevert voor een eigen casus blijft uiteraard van de opdrachtgever.

Koop je een spel, dan krijg je het recht om het onbeperkt in tijd binnen je eigen organisatie te spelen. Dat recht is niet overdraagbaar. Zonder schriftelijke toestemming van Waai mag je het spel of het materiaal niet kopiëren, verhuren, doorverkopen, publiceren of gebruiken om er begeleide sessies mee aan te bieden aan anderen.

Wil je zelf spelleider worden, dan spreken we daarvoor een aparte licentie af, met een train-de-trainer. Waai mag de opdracht in algemene termen als referentie noemen; jouw naam, logo of beeldmateriaal gebruiken we alleen als je daar toestemming voor geeft.

Artikel 10. Vertrouwelijkheid

Alles wat we van elkaar horen en dat niet openbaar is, houden we vertrouwelijk. Dat geldt voor beide kanten en blijft gelden na afloop van de opdracht. Wat deelnemers tijdens een sessie inbrengen, gebruiken we alleen voor die sessie en voor de samenvatting; die samenvatting is voor de opdrachtgever. Hoe we met persoonsgegevens omgaan, staat in onze privacyverklaring.

Artikel 11. Aansprakelijkheid

Waai is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. Die aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht is gefactureerd, exclusief btw, en in ieder geval tot het bedrag dat onze verzekeraar in dat geval uitkeert.

Waai is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of schade door besluiten die de opdrachtgever naar aanleiding van een sessie neemt. Een spel is een hulpmiddel om samen te leren en te verkennen, geen advies waarop een besluit zonder meer kan worden gebaseerd.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Waai. Meld schade binnen 30 dagen nadat je die hebt ontdekt; een vordering vervalt in elk geval twaalf maanden na de gebeurtenis waardoor de schade is ontstaan.

Artikel 12. Overmacht

Van overmacht is sprake als Waai haar verplichtingen niet kan nakomen door iets waar zij niets aan kan doen. Denk aan ziekte van de spelleider zonder dat vervanging mogelijk is, een storing bij een leverancier of drukker, transportproblemen, brand of overheidsmaatregelen. Bij overmacht schuiven de verplichtingen op zonder dat er een vergoeding verschuldigd is. Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen; wat al geleverd of uitgevoerd is, wordt dan wel afgerekend.

Artikel 13. Klachten

Ben je niet tevreden, laat het ons dan weten via info@waai.nl. Doe dat binnen veertien dagen na de sessie of de levering, met een korte toelichting op wat er niet klopte. We reageren binnen tien werkdagen en zoeken samen naar een oplossing. Een klacht schort de betalingsverplichting niet op.

Artikel 14. Wijziging van deze voorwaarden

Waai mag deze voorwaarden wijzigen. Op een overeenkomst die al loopt, blijft de versie gelden die van toepassing was toen die overeenkomst tot stand kwam.

Artikel 15. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op alle overeenkomsten met Waai is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is uitgesloten. Komen we er samen niet uit, dan leggen we het geschil voor aan de bevoegde rechter van de rechtbank Den Haag.