Privacybeleid

Privacyverklaring Waai Serious Games

Laatst bijgewerkt: september 2026. Als je een dienst bij Waai afneemt of met ons samenwerkt, dan hebben we persoonsgegevens van jou nodig. Niet omdat we een onstilbare honger naar data hebben, maar gewoon om ons werk zo goed mogelijk uit te voeren. Uiteraard gaan we zorgvuldig met jouw gegevens om. In deze verklaring lees je welke gegevens we verzamelen en wat we ermee doen.

Onze diensten

Waai ontwikkelt en begeleidt serious games en levert strategisch advies aan publieke, semi-publieke en private organisaties. Om deze diensten uit te voeren verzamelen we persoonsgegevens van mensen waar we direct of indirect zaken mee doen (zoals klanten). We verzamelen ook gegevens van mensen die verbonden zijn met organisaties waar we in de toekomst zaken mee willen doen, voor acquisitiedoeleinden. Tot slot bewaren we gegevens van mensen die verbonden zijn aan organisaties waarmee we in het verleden hebben samengewerkt.

Waarvoor verzamelen we je persoonsgegevens?

We verzamelen persoonsgegevens niet zomaar, dit doen we altijd met een reden. Deze redenen zijn als volgt:

• Uitvoering overeenkomst: als je zaken met ons doet is het wel zo makkelijk als we je kunnen bellen, mailen, bezoeken of een spelpakket kunnen sturen. We bewaren daarvoor contactgegevens en, indien nodig, betaalgegevens voor het afhandelen van facturen.
• Communicatie en klantenservice: bij Waai ben je als klant of zakenpartner geen nummertje, we bieden graag persoonlijke service. Daarvoor bewaren we naast contactgegevens soms ook andere gegevens die je met ons deelt.
• Beantwoorden van je aanvraag: vul je op deze site een formulier in (contact, kennismaking, spel-aanvraag of nieuwsbrief), dan gebruiken we de ingevulde gegevens om je aanvraag te beantwoorden en op te volgen.
• Marketing en acquisitie: we zijn constant op zoek naar nieuwe klanten en benaderen prospects graag persoonlijk. Daarvoor verzamelen we gegevens over onze prospects.
• Wettelijke verplichting: bij wet zijn we verplicht om betalingsgegevens, zoals facturen, te bewaren. Op deze facturen kunnen persoonsgegevens staan.

Welke gegevens verzamelen we?

Voor het uitvoeren van opdrachten en diensten, en via de formulieren op deze site, verzamelen we de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam
• Organisatie en zakelijke functie
• Werkadres
• (mobiel) Telefoonnummer
• E-mailadres
• De inhoud van je bericht of aanvraag (bijvoorbeeld je vraagstuk)
• Factuur- en betaalgegevens, zoals bankrekeningnummer
• De naam die je zelf kiest als je je score in de top 10 van een van de spelletjes op deze site zet. Die naam verzin je zelf, hij komt voor andere bezoekers in de lijst te staan en je hoeft er dus geen echte naam voor te gebruiken.

Wettelijke grondslag voor gegevensverwerking

We zijn wettelijk verplicht de grondslagen (redenen) te noemen waarvoor we jouw gegevens verwerken. Deze grondslagen zijn als volgt:

• Uitvoer van de overeenkomst, zoals het leveren van onze diensten.
• Gerechtvaardigd bedrijfsbelang, zoals marketing en acquisitie.
• Wettelijke verplichting, zoals het bewaren van facturen en andere betalingsgegevens.
• Toestemming, bijvoorbeeld als je een formulier op deze site invult of je aanmeldt voor de nieuwsbrief. Toestemming kun je altijd weer intrekken.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je gegevens uitsluitend zolang deze nodig zijn voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld of zolang dit wettelijk is vereist. Concreet hanteren we deze termijnen:

• Factuur- en betaalgegevens: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Formulierinzendingen die niet tot een samenwerking leiden: uiterlijk 12 maanden na afhandeling.
• Klant- en contactgegevens: tot 2 jaar na het laatste contact, tenzij je eerder om verwijdering vraagt.

Je gegevens kunnen alleen worden geraadpleegd door mensen die hier vanuit hun functie toegang toe hebben. Uiteraard geldt voor iedereen die voor ons werkt een geheimhoudingsplicht.

Cookies en wat je browser bewaart

Goed nieuws: waai.games gebruikt geen trackingcookies, geen advertentienetwerken en geen profielen. De bezoekersstatistieken die we bijhouden (Vercel Web Analytics en Speed Insights) werken zonder cookies: we zien hoeveel mensen een pagina bekijken en hoe snel die laadt, niet wie je bent.

Twee onderdelen komen wel van buiten: de kaart op de contactpagina komt van Google en de afsprakenagenda op de kennismakingspagina van Microsoft. Zodra die laden kunnen Google en Microsoft cookies plaatsen volgens hun eigen privacybeleid. Daarom vragen we het één keer, met een kleine melding onderin het scherm. Accepteren en weigeren staan daar even groot naast elkaar, er staat niets vooraf aangevinkt en de hele site blijft gewoon werken als je niets kiest. Weiger je, of kies je nog niets, dan blijft er een vlak staan waarop je de kaart of de agenda alsnog zelf kunt laden; dat geldt dan alleen voor dat ene bezoek. Je keuze verander je onderaan elke pagina via Cookie-instellingen.

Verder bewaart de site alleen iets in de lokale opslag van je eigen browser, puur om te werken zoals je verwacht: de stand van de site die je kiest (serious, standaard of fun), een concept van een sessieaanvraag zodat je je invulwerk niet kwijtraakt, de naam die je bij een spelletje invult en je keuze over de externe inhoud hierboven. Die gegevens blijven op je apparaat, zijn voor ons niet zichtbaar en dienen niet om je te volgen. Je wist ze door de sitegegevens in je browser te verwijderen.

Hoe beveiligen we onze digitale gegevens?

Al onze gegevensdragers en clouddiensten waar persoonsgegevens op staan maken gebruik van geavanceerde encryptie. De toegang is beveiligd met strenge wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie.

Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

Jouw gegevens delen we alleen met anderen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, met jouw toestemming of vanwege een wettelijke verplichting. Voor deze website werken we met de volgende partijen:

• Vercel: hosting van de site en van de serverfuncties achter de formulieren. Vercel levert ook de opslag (Blob) voor de gedeelde top 10 van de spelletjes, met de spelersnaam die je zelf kiest, en voor een teller die misbruik van de formulieren tegengaat. Die teller werkt op een onomkeerbaar versleuteld (gehasht) IP-adres; het IP-adres zelf bewaren we niet. Van Vercel komen tot slot de cookieloze bezoekersstatistieken.
• Resend: het versturen van de e-mails, zowel het bericht aan ons als de bevestiging aan jou.
• Supabase: opslag van sessieaanvragen, zodat een aanvraag niet verloren gaat als het versturen van een mail misgaat.
• Laposta: de nieuwsbrief. Dit is een Nederlandse dienst. Meld je je aan, dan krijg je eerst een bevestigingsmail; pas als je die bevestigt sta je op de lijst, en je kunt je in elke nieuwsbrief weer afmelden.
• Microsoft: de afsprakenagenda op de kennismakingspagina, en alleen nadat je toestemming hebt gegeven of de agenda zelf laadt.
• Google: de kaart op de contactpagina, en alleen nadat je toestemming hebt gegeven of de kaart zelf laadt.
• FormSubmit: een tijdelijk vangnet. Werkt ons eigen e-mailkanaal even niet, dan bezorgt FormSubmit je inzending alsnog als e-mail bij ons; langer dan nodig voor die bezorging wordt er niets bewaard.
• Producenten en leveranciers: voor de uitvoer van een opdracht werken we geregeld samen met externe partijen, zoals een designer, onderzoeksbureau of productiebedrijf. Met hen delen we gegevens als dit relevant is voor de opdracht.
• Businesssoftware: om onze bedrijfsprocessen te managen gebruiken we software die gegevens opslaat, zoals contactgegevens in de cloud van Apple, Google en Microsoft.
• Financiële dienstverleners: onze boekhouding, zoals de verwerking van facturen, besteden we uit aan externen, zoals een boekhoudkantoor.
• Commerciële partijen: alleen als jij ons uitdrukkelijk toestemming geeft. Bijvoorbeeld als we je willen introduceren aan een ondernemer in ons netwerk.
• Overheidsinstanties: als we wettelijk verplicht worden gegevens te delen in het kader van rechtshandhaving.

Doorgifte buiten de EU

Vercel, Resend, Supabase, Google, Microsoft en FormSubmit zijn Amerikaanse bedrijven. Jouw gegevens kunnen daardoor buiten de Europese Unie worden verwerkt. Voor die doorgifte gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework, afhankelijk van wat de betreffende partij hanteert. Laposta is een Nederlandse dienst en verwerkt binnen de EU. We werken het liefst met partijen binnen de EU, maar dat is niet altijd praktisch of haalbaar.

Jouw rechten: inzien, wijzigen, verwijderen

Wil je je eigen gegevens inzien, iets wijzigen, laten verwijderen, of je toestemming intrekken? Geen probleem. Stuur een e-mail naar info@waai.nl, dan helpen we je graag verder. Je hebt daarnaast het recht op beperking van de verwerking, het recht op dataportabiliteit en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Klachten

Als je een klacht hebt kun je contact met ons opnemen via info@waai.nl. We lossen het probleem graag met je op. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wie zijn we?

Waai Serious Games is een handelsnaam van Waai Innovation Partners VoF, statutair gevestigd aan de Van der Oudermeulenlaan 1, 2243 CR Wassenaar. Geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72813741. Voor vragen of verdere informatie kun je contact opnemen met Yme Gorter via info@waai.nl of telefonisch via +31 70 204 2555.