Een goed burgerparticipatietraject staat of valt met voorbereiding. Toch is dat precies het onderdeel waar in de praktijk de minste tijd voor wordt genomen. Het projectplan staat, de communicatieboodschap is af, de zaal is geboekt en de eerste avond komt eraan. Wat er in die zaal gebeurt, blijkt op de avond zelf.
Voor projectleiders, communicatieadviseurs en participatieprofessionals in de publieke sector is dit een terugkerende ervaring. Niet omdat ze niet weten dat voorbereiding ertoe doet. Wel omdat de gangbare voorbereidingsvormen, een briefing, een interne afstemming, een Q&A-document, niet aanvoelen wat in de zaal staat te gebeuren. Een serious game wel.
Wat voorbereiding eigenlijk vraagt
Een participatietraject brengt drie soorten verrassingen mee. Vragen die je had moeten zien aankomen maar niet hebt voorzien. Reacties op je boodschap die anders landen dan je had bedoeld. En groepsdynamiek waarin een paar mensen het gesprek domineren terwijl anderen onzichtbaar blijven. Geen van die drie laat zich uit een briefing leren.
Wat een team wel kan doen, is die verrassingen vooraf doorleven. Niet als simulatie van de exacte avond, maar als oefening in de patronen die je gaat tegenkomen. Wie dat doet, staat anders in de zaal. Niet omdat ze weten wat er gaat gebeuren, maar omdat ze er minder van schrikken.
Wat een serious game vooraf doet
Een serious game over een participatietraject begint met de eigen casus. De wijk, het project, de boodschap, de fase. Spelers krijgen rollen die representatief zijn voor de groepen die het team gaat ontmoeten. Bewoners die zich roeren, partijen die zich juist niet melden, raadsleden die zich erin willen mengen, bestuurders die hun positie willen veiligstellen.
In de sessie speelt het team de avond, de werkgroep of de inspraakronde voor het bedrijf staat. Wat ze leren is niet voorspellend, het is voorbereidend. Welke vragen blijven hangen. Waar slaat de boodschap stuk. Wie krijgt de aandacht en wie niet. En vooral, welke reflexen vallen het team in als de zaal niet meegaat.
De spelleider zorgt dat de leeropbrengst niet blijft in de zaal van het spel. Na elke ronde volgt reflectie en aan het eind een lijst concrete aanpassingen voor de boodschap, het draaiboek en de rolverdeling van het echte traject.
Voor wie deze voorbereiding past
Een voorbereidings-spel past bij teams die een belangrijk participatiemoment voor de boeg hebben. Een eerste inspraakavond. Een gevoelig dossier. Een traject waarin het draagvlak kan kantelen. Het past ook bij organisaties die structureel participatie inrichten en hun mensen daarop willen scholen.
Gemeenten, provincies, waterschappen, Rijkswaterstaat, ProRail, woningcorporaties, gebiedsontwikkelaars en uitvoeringsorganisaties gebruiken deze vorm voor projecten van uiteenlopende omvang. Van een wijkvernieuwing tot een grote infrastructurele ingreep.
Hoe je begint
Een voorbereidings-spel laat zich in een paar weken ontwerpen op basis van de specifieke casus. Vaak ontstaat het in dialoog met het team dat het traject gaat doen. Daardoor wordt het ontwerp meteen al een eerste vorm van voorbereiding.
Lees ook: Participatie oefenen met een serious game, De rol van de spelleider en Gedragsverandering door ervaring.
Wil je sparren over een specifiek participatietraject in jouw organisatie? Neem contact op met Waai.
