De meeste crisisoefeningen draaien om de eerste 24 uur. De alarmering, de opschaling, het stand van zaken-overleg, de afspraken met partners. Dat is belangrijk, want die eerste uren zetten de toon. Wat er daarna gebeurt, is in de oefenpraktijk een stuk minder uitgewerkt. Terwijl precies daar veel werkelijke crises hun verloop vinden.
Voor crisiscoördinatoren, veiligheidsregio's, bestuurders, BCM-verantwoordelijken en operationele teams in publieke organisaties is dat een blinde vlek waar weinig over wordt gesproken. Een crisis is geen dag. Het is een week, soms drie weken, soms een jaar van naijl-werk. En het zijn vaak die latere beslissingen die het verschil maken voor hoe een organisatie eruit komt.
Waarom de eerste 24 uur niet alles oefenen
Een goede klassieke oefening laat een team zien hoe het opschaalt, communiceert en samenwerkt onder druk. Dat is reële training en geen kritiek waard. Maar de patronen die daarna ontstaan, blijven daarbuiten. Vermoeidheid, omloop van diensten, beslissingen die op moet basis van onvolledige informatie genomen worden en die later niet meer terug te draaien zijn. Mensen die uitvallen, partners die afhaken, prioriteiten die schuiven.
In de praktijk is dat het terrein waarop een crisis zich echt afspeelt. En weinig teams hebben dat ooit op een veilige manier doorlopen.
Wat een meerdaagse simulatie toevoegt
Een serious game over een langere periode zet een team in een scenario dat zich in meerdere ronden ontvouwt. Iedere ronde komt overeen met een dagdeel, een dag of een week, afhankelijk van het scenario. Spelers moeten kiezen en de gevolgen van hun keuzes komen in latere ronden terug. Een communicatieboodschap die op dag één goed leek, blijkt op dag drie averechts. Een besluit om iemand met verlof te sturen, weegt op dag vijf zwaar. Een prioritering van middelen leidt op week twee tot een ander probleem.
Wat een team ervaart, is niet de paniek van het begin maar de uitputting van de aanhouding. En de besluiten die op dat moment cumuleren. Dat zijn juist de beslissingen die in de evaluatie achteraf vaak het meest worden geanalyseerd.
Wat je eruit haalt
Een meerdaagse simulatie levert geen plan op. Het levert een ervaring op. En in die ervaring blijken patronen waar een team in zijn eigen praktijk nog van kan leren. Hoe gaan we om met informatieverlies tussen ploegen. Wie houdt zicht op de lange lijn. Wanneer ontstaat tunnelvisie. Wat doen we als de telefoon van de bestuurder een uur stil blijft. Welke vraag stelt niemand. En welke beslissing nemen we onder druk waar we straks spijt van hebben.
Voor een crisisorganisatie is dat materiaal van een ander soort dan wat een evaluatieronde oplevert. Geen actiepunt op een lijst, maar inzicht in eigen gedrag onder spanning.
Voor wie deze vorm werkt
Een meerdaagse crisissimulatie past bij crisisteams, veiligheidsregio's, BCM-teams, CISO-organisaties, ministeries en uitvoeringsorganisaties die hun langetermijnreflexen willen oefenen. Hij past ook bij bestuurders die zich willen voorbereiden op een rol die zich over weken uitstrekt.
Hoe je begint
Een serious game over crisis op maat ontwerpt Waai samen met de organisatie, vaak in samenspel met de bestaande crisispraktijk en draaiboeken. De simulatie wordt zo gebouwd dat de leeropbrengst direct terugvloeit naar het echte werk.
Lees ook: Organisatieweerbaarheid oefenen met een serious game, Sterke en zwakke plekken in je organisatie in kaart en Weerbaar bestuur: voorbereiden op het ondenkbare.
Wil je sparren over een crisisoefening in jouw organisatie? Neem contact op met Waai.
